A organização quanto aos prazos e documentos costuma ser a principal necessidade para a busca de um sistema para escritórios de advocacia. Profissionais habituados a trabalhar sob a pressão de honrar todos prazos e viver sob uma montanha de papéis conhecem o valor de um arquivo digital. Nesse sentido, um software de automação pode vir bem a calhar.
Que advogado nunca perdeu um documento? O emaranhado de papéis requer uma organização, por vezes, sobre-humana para ser administrado. Isso, sem contar os prazos. Que profissional do ramo jurídico nunca perdeu um prazo importante pelo excesso de informações com que lida diariamente?
Mais do que um problema de ordem, administrar o conteúdo documental é fundamental para o manejo de custos operacionais. Segundo estatísticas recentes, 20 a 35% dos gastos relativos à geração de novas receitas são causados pela má qualidade da gestão de dados. Isto poderia ser evitado se 1% desse montante fosse investido em um sistema para escritórios de advocacia.
Além disso, de acordo com um artigo de Thomas Redman, colunista da Harvard Business Review, profissionais chegam a perder 50% de seu tempo caçando, identificando e validando dados desorganizados.
Se tempo é dinheiro, prestadores de serviços jurídicos sem um sistema para escritórios de advocacia estão perdendo ambos. É natural que, a princípio, uma empresa de pequeno porte desse segmento não tenha todas as ferramentas que precisa. Porém, é necessário se atentar aos sinais dos tempos e aproveitar a onda da revolução digital para digitalizar suas operações.
Mas, seriam custo e tempo apenas a ponta do iceberg? Com certeza. Há muito mais possibilidades para empresas que aderem à automação de seu conteúdo empresarial. Em um mundo cada vez mais informatizado, operar sem plataformas adequadas é uma real desvantagem frente à concorrência. Quem poderá desbancar o poder da tecnologia?
Por estes e outros motivos, veja 7 facilidades que um sistema para escritórios de advocacia pode viabilizar para agilizar a vida do profissional do ramo jurídico:
Sejam prazos de vencimentos, renovações, suspensões, cancelamentos de contratos ou qualquer outro tipo, eles estão entre as maiores preocupações cotidianas. Sobretudo se o profissional for da área jurídica, uma ferramenta de gestão de conteúdos pode ajudar a honrar essas datas limite tão prementes nesta área de atuação.
Como os sistemas automatizados administram todo o conteúdo da empresa, é possível personaliza-los para disparar alertas quando do vencimento de prazos. Dessa maneira, você evita ao máximo o embaraço de perder uma data vital para a sua reputação com um cliente.
Como dito anteriormente, ter um sistema de gestão de conteúdo empresarial – como o ECM – pode contribuir muito para a redução de custos operacionais. No caso dos escritórios de advocacia, a manutenção de arquivos físicos pode ter um custo considerável. Afinal, o tempo gasto por seus funcionários para manejar todo o conteúdo do escritório vale muito dinheiro.
Adicionam-se, também, os gastos com infraestrutura local de armazenamento. Neste ponto, vale considerar que, mesmo tendo um arquivo digital, ter um sistema informatizado operando na Nuvem pode eliminar enormes gastos com servidores locais. Vale a pena parar um minuto e considerar o quanto você tem gastado com toda a papelada. Vale a pena continuar com ela?
Além dos prazos e custos, também há o aspecto da segurança. Quão grandes são as chances de perda, extravio, rasura, entre outros percalços relativos aos documentos? Por outro lado, quando o conteúdo é armazenado digitalmente, as chances de ocorrência desses eventos são muito inferiores.
Quando se trata de dados na Nuvem, a segurança é ainda maior. Os dados em um dispositivo de back-up podem ser perdidos, mas na Nuvem a segurança é completa. Sem contar que, no mundo digital, o acesso pode ser limitado da maneira que for mais conveniente, garantindo que só as pessoas certas terão em mãos os documentos que precisam.
“Papelada” pode muito bem ser sinônimo de ineficiência. Ela não apenas consome espaço, mas gera confusão pelo grande volume e configura uma opção insustentável. Hoje, é possível limitar o uso de papéis a um mínimo ou até, em certas circunstâncias, eliminar seu uso completamente.
Um sistema de gerenciamento de conteúdo possibilita encaminhar documentos de um usuário a outro, literalmente, na velocidade da luz. Nada de gastar tempo e recursos com impressões, transporte e validações de documentos impressos. Na era digital, tudo isso é realizado dentro de uma plataforma informatizada que automatiza todas as tarefas.
Isso nos leva a outro benefício de um sistema para escritórios de advocacia. Trata-se do fato de ter o documento certo, na hora devida e de onde estiver. Hoje em dia, é possível administrar e visualizar dados sempre que necessário, mesmo quando se está fora do escritório, via mobile. Isso possibilita ter uma produtividade e um tempo de resposta a solicitações altíssimos.
O gerenciamento das informações através dos sistemas de gestão de conteúdo permite aos advogados ter acesso direto a toda sua base de dados. Logo, se informação é poder, o profissional empodera-se com um volume distinto de informações acessíveis em alta velocidade. O melhor é que tamanha produtividade se reflete na satisfação do cliente.
Ficar “devendo” uma informação para um cliente pode ser algo embaraçoso. Quantas vezes a falta de um sistema não acarretou em constrangimento? Ficar de mãos vazias enquanto o cliente espera a resposta a um questionamento pode soar mal. Ao contrário, com uma plataforma de ECM, a informação requisitada poderia ser fornecida no ato, rapidamente.
Tal artifício fortalece sua imagem perante o cliente. Ele passa a vê-lo como um profissional eficiente e com bons recursos. Mas, acima de tudo, se ele for atendido com presteza e ter seu problema resolvido com mais velocidade, estará a um passo da fidelização. Use a tecnologia a seu favor: ela é indispensável para o aprimoramento dos seus resultados em todos os níveis.
Por último, mas não menos importante, a automação de dados do seu escritório é um enorme passo para sua Transformação Digital. Siga a onda dessa revolução: ela não é só uma tendência, mas uma oportunidade na qual as suas maiores concorrentes estão embarcando.
Como começar? Esqueça o armazenamento manual de dados em ferramentas passivas como as planilhas e arquivos de texto. Digitalize o seu conteúdo com plataformas informatizadas para deixar o seu trabalho mais rápido e mais satisfatório para os clientes. Seguindo esse passo, você tornará seu escritório de advocacia mais competitivo frente ao mercado.
Ao contrário do que se pode pensar, mesmo pequenos escritórios recém entrados no mercado podem adquirir plataformas como o ECM. Evidentemente, é preciso pesquisar pelas empresas de softwares com as melhores oferta e preço. Lembre-se que não se trata de uma nova despesa, mas de um investimento em prol da sua produtividade, com boa margem de retorno.
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