La organización de plazos y documentos es a menudo la principal necesidad de encontrar un sistema para firmas de abogados. Los profesionales acostumbrados a trabajar bajo la presión de cumplir con los plazos y vivir bajo una montaña de papeleo conocen el valor de un archivo digital. En ese sentido, el software de automatización puede ser útil.
¿Qué abogado nunca perdió un documento? La maraña de roles requiere que se gestione una organización a veces sobrehumana. Eso, sin contar los plazos. ¿Qué profesional legal nunca ha perdido un plazo importante debido a la sobrecarga de información con la que lidia a diario?
Más que un problema de orden, administrar el contenido del documento es fundamental para administrar los costos operativos. Según estadísticas recientes , el 20-35% de los nuevos gastos generadores de ingresos son causados por una gestión de datos de baja calidad. Esto podría evitarse si el 1% de esta cantidad se invirtiera en un sistema para firmas de abogados.
Además, según un artículo de Thomas Redman , columnista de Harvard Business Review , los profesionales pierden hasta el 50% de su tiempo buscando, identificando y validando datos desorganizados.
Si el tiempo es dinero, los proveedores de servicios legales sin un sistema para firmas de abogados están perdiendo ambos. Es natural que, al principio, una pequeña empresa en este segmento no tenga todas las herramientas que necesita. Pero debe prestar atención a los signos de los tiempos y aprovechar la ola de la revolución digital para digitalizar sus operaciones.
¿Pero el costo y el tiempo son solo la punta del iceberg? Por supuesto. Hay muchas más posibilidades para las empresas que se adhieren a la automatización de su contenido comercial. En un mundo cada vez más informatizado, operar sin plataformas adecuadas es un verdadero inconveniente para la competencia. ¿Quién puede desacreditar el poder de la tecnología?
Por estas y otras razones, aquí hay 7 instalaciones que un sistema de bufete de abogados puede proporcionar para racionalizar la vida de los profesionales del derecho:
Ya sean fechas de vencimiento, renovaciones, suspensiones, cancelaciones de contratos o cualquier otro tipo, se encuentran entre las principales preocupaciones cotidianas. Especialmente si usted es un profesional legal, una herramienta de administración de contenido puede ayudar a cumplir con estos plazos apremiantes en esta área.
Debido a que los sistemas automatizados administran todo el contenido de la empresa, puede personalizarlo para activar alertas cuando caduquen los plazos. De esta manera, evita la vergüenza de perder una fecha vital para su reputación con un cliente.
Como se indicó anteriormente, tener un sistema de gestión de contenido empresarial, como ECM , puede hacer mucho para reducir los costos operativos. Para las firmas de abogados, mantener archivos físicos puede ser costoso. Después de todo, el tiempo que pasan sus empleados administrando todo el contenido de la oficina vale mucho dinero.
Además, se agregan los gastos con la infraestructura de almacenamiento local. En este punto, vale la pena considerar que incluso tener un archivo digital, tener un sistema computarizado que opere en la nube puede eliminar grandes gastos con los servidores locales. Vale la pena tomarse un minuto y considerar cuánto ha gastado en todo el papeleo. ¿Vale la pena continuar con ella?
Además de los plazos y costos, también existe el aspecto de seguridad. ¿Qué tan altas son las posibilidades de pérdida, pérdida, borrado, entre otros contratiempos relacionados con los documentos? Por otro lado, cuando el contenido se almacena digitalmente, es mucho menos probable que ocurran estos eventos.
Cuando se trata de datos en la nube, la seguridad es aún mayor. Los datos en un dispositivo de respaldo pueden perderse, pero en la nube la seguridad está completa. Sin mencionar que en el mundo digital, el acceso puede ser limitado de la manera más conveniente, asegurando que solo las personas adecuadas tengan los documentos que necesitan.
"Papeleo" bien puede ser sinónimo de ineficiencia. No solo consume espacio, crea confusión sobre el gran volumen y establece una opción insostenible. Hoy en día, es posible limitar el uso de papel al mínimo o incluso, en ciertas circunstancias, eliminar su uso por completo.
Un sistema de gestión de contenido le permite enrutar documentos de un usuario a otro literalmente a la velocidad del rayo. Sin pérdida de tiempo y recursos en la impresión, envío y validación de documentos impresos. En la era digital, todo esto se logra dentro de una plataforma computarizada que automatiza todas las tareas.
Esto nos lleva a otro beneficio de un sistema de bufete de abogados. Se trata de tener el documento correcto en el momento correcto y donde sea que se encuentre . Hoy en día, puede administrar y ver datos cuando lo necesite, incluso cuando esté fuera de la oficina a través del móvil. Esto hace posible tener una alta productividad y tiempo de respuesta a solicitudes muy altas.
La gestión de la información a través de sistemas de gestión de contenido brinda a los abogados acceso directo a toda su base de datos. Entonces, si la información es poder, el comerciante se empodera con un volumen distinto de información accesible a alta velocidad. Lo mejor de todo es que dicha productividad se refleja en la satisfacción del cliente.
Obtener "información" para un cliente puede ser vergonzoso. ¿Cuántas veces la falta de un sistema no ha sido vergonzosa? Permanecer con las manos vacías mientras el cliente espera una respuesta a una pregunta puede sonar mal. En contraste, con una plataforma ECM, la información solicitada podría proporcionarse en el acto, rápidamente.
Tal dispositivo fortalece su imagen ante el cliente. Él viene a verte como un profesional eficiente e ingenioso. Pero, sobre todo, si se le dirige rápidamente y su problema se resuelve más rápidamente, estará un paso más cerca de la lealtad. Utilice la tecnología a su favor: es indispensable para mejorar sus resultados en todos los niveles.
Por último, pero no menos importante, la automatización de datos de su oficina es un gran paso para su transformación digital. Sigue la ola de esta revolución: no es solo una tendencia, sino una oportunidad en la que se embarcan tus mayores competidores.
Como empezar Olvídese del almacenamiento manual de datos en herramientas pasivas como hojas de cálculo y archivos de texto. Digitalice su contenido con plataformas computarizadas para que su trabajo sea más rápido y más satisfactorio para los clientes. Seguir este paso hará que su firma de abogados sea más competitiva en el mercado.
Contrariamente a la creencia común, incluso los recién llegados pequeños pueden comprar plataformas como ECM. Por supuesto, debe buscar las compañías de software con la mejor oferta y precio. Recuerde que este no es un gasto nuevo, sino una inversión para su productividad, con un buen margen de rendimiento.
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