El concepto de Enterprise Content Management (ECM) ha cambiado a lo largo de los años a medida que las plataformas tecnológicas evolucionan, pero según AIIM ii - Association for Information and Image Management, “es una combinación dinámica de estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, almacenar, preservar, administrar y distribuir contenido y documentos relacionados con el proceso organizacional a lo largo de su ciclo de vida ".
El concepto fue difundido en Brasil durante la década de 1990 por CENADEM, inicialmente como GED - Electronic Document Management, con el ideal de administrar y controlar automáticamente los documentos y procesos comerciales, pasando a la Gestión de Contenido Empresarial - ECM al principio. de la década de 2000, que reúne métodos y herramientas para la captura simple, segura, gestión de calidad, indexación, almacenamiento, conservación y recuperación de documentos, datos e información esenciales para la evolución de muchas estrategias comerciales. Estos conceptos se pueden utilizar en diversas industrias y áreas: investigación y archivo de documentos, órdenes de trabajo, gestión de contratos, proveedores y socios, registros médicos, reclutamiento, selección y registros de trabajadores, facturas y documentos contables, ofertas y permisos, registro laboratorios médicos, educación, seguridad social, medio ambiente, gobierno y cualquier aplicación que requiera control y gestión de documentos y procesos.
El aumento de la competencia exige que las empresas mejoren su gestión utilizando plataformas que sean más expertas y apropiadas para estas necesidades, y que la gestión y el control de los documentos pueden abordarse fácilmente mediante la implementación de estrategias basadas en conceptos de ECM.
Los beneficios son numerosos, pero los 05 principales son:
A través de los conceptos y plataformas de ECM, cualquier proceso interno puede estructurarse de forma continua y segura, evitando la pérdida y la duplicación de documentos e información, lo que a menudo afecta los resultados financieros.
Todos los documentos son capturados, indexados y computados) con el fin de mantener toda la información sobre su generación, investigación, alteración, modificación, envío, impresión y otros datos, permitiendo auditorías completas.
Los profesionales pasan hasta el 25% de su tiempo buscando documentos e información que a menudo no se encuentran o no son seguros. Las plataformas ECM facilitan y agilizan estas búsquedas, de manera estructurada y descentralizada, apoyando a estos profesionales a tomar decisiones más rápidas y asertivas basadas en información debidamente documentada organizada en una plataforma en línea simple e intuitiva.
Según Gartner, se estima que el 90% de los procedimientos comerciales todavía se realizan mediante documentos físicos y, a menudo, centralizados. El uso de plataformas ECM permite a las empresas concentrarse en sus negocios y mejorar sus productos y servicios, sin perder tiempo y recursos con arcaicos procedimientos y burocracia, que generan errores, duplicidad y lentitud, y aseguran mecanismos para Ofrecer confidencialidad, integridad y disponibilidad de documentos, datos e información.
Con el respaldo de nuevos conceptos y plataformas para la computación y el almacenamiento en la nube (Cloud Computing), los documentos y la información se comparten con varios profesionales, clientes, socios y otros, de manera descentralizada, permitiendo procesos de versiones, firma digital, validación de datos e información, etc. , mucho más rápido, seguro y estandarizado, ya que estos accesos y procedimientos están controlados por perfiles de usuario.
Cualquier empresa que no tenga documentos y procesos de trabajo estructurados o semiestructurados puede beneficiarse de la implementación de conceptos y plataformas de ECM.
Invertir en plataformas ECM no solo contribuye a la estructuración y organización de su negocio, sino que también se convertirá en una piedra angular del crecimiento del negocio, ya que los documentos, datos e información se controlan y comparten de manera descentralizada y segura, lo que lo hace más rápido. procesos y toma de decisiones.
Aunque ECM es un concepto aún poco conocido en Brasil, ya tenemos muchos casos de éxito implementados aquí, que prueban la generación de resultados más grandes y sólidos e, independientemente del tamaño, la ubicación o el segmento, en algún momento una empresa necesitará lidiar con la administración. sus procesos y documentos de manera efectiva y segura.
Mejore su gestión empresarial a través de conceptos y plataformas de gestión de contenido empresarial, o simplemente ECM.
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