En tiempos de transformación digital, saber qué es BPM es fundamental para estructurar cualquier negocio. BPM es el principal responsable de organizar las actividades de una institución, aumentar su eficiencia y reducir sus costos.
Hoy en día, cualquier empresa que busque su lugar en el sol necesita invertir mucho en sistemas automatizados como BPM. En mercados cada vez más competitivos, es imperativo vigilar los procesos comerciales para mantenerse al día con la competencia y evitar comer polvo de los gigantes de la industria.
Pero después de todo:
El acrónimo significa Business Process Management. Una de sus mejores definiciones proviene de un artículo de, nominado como el líder más influyente en el tema:
“ Business Process Management (BPM) es una disciplina que involucra cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad empresarial, en apoyo de los objetivos de la empresa, llegar a sistemas, empleados, clientes y socios por debajo o más allá. más allá de los límites de la empresa "
. Este es el significado del acrónimo actual, y lo que más importa a la hora de acelerar el dinamismo de cualquier negocio: hoy, las empresas de todos los tamaños y segmentos buscan organizar sus procesos utilizando herramientas automatizadas. Es innegable cuánto puede elevar el estándar de una empresa a partir de la sistematización de sus actividades en los procesos.
Como sistema computarizado, BPM fue desarrollado por BPMI, una organización enfocada en la estandarización de los procesos de negocios. La primera versión del software se lanzó en mayo de 2004.
Desde entonces, se han desarrollado numerosas versiones. Pero fue la versión lanzada en 2013 la que estableció el estándar internacional que rige los sistemas BPM actuales: ISO / IEC 19510.
Más que un simple sistema, BPM proporcionó un modelo y una notación específica estandarizada para los procesos comerciales. Ha establecido un estándar de calidad para los procesos y ha facilitado la vida de innumerables empresas en todo el mundo.
Es por eso que puede considerarse una verdadera desventaja no considerar qué es BPM y la potencia total de la herramienta.
Lo primero a tener en cuenta cuando se trabaja sin procesos bien definidos es la desorganización de las actividades. Y nunca viene solo: siempre trae consigo fallas de comunicación y retrasos en la entrega de la empresa.
Y, por supuesto, nunca se detiene allí. Sin el control adecuado de los procesos comerciales:
A ciegas, es imposible visualizar satisfactoriamente cada paso de un proceso. Sin un BPM, no está claro en qué puntos cada proceso encuentra barreras o cuellos de botella.
Si no puede mapear el problema, tampoco puede resolverlo con las soluciones apropiadas. Esas mejoras que racionalizarían las actividades de cada proceso, haciéndolo más eficiente, eventualmente se volverán imposibles.
BPM activa cada paso de un proceso para los empleados responsables, involucrando a todos con las actividades de la empresa. Con esto, las excusas terminaron: todos aprenden acerca de sus responsabilidades y cómo deben realizarse.
Cuando no hay una definición de procesos, ocurren "de todos modos". Cada empleado hará su parte de la manera que mejor le parezca y todas las actividades eventualmente ocurrirán fuera de un patrón. Los procesos bien definidos aseguran que las actividades se realicen siempre como se describe, dando a las acciones de la institución una mayor calidad.
Se podrían citar otras desventajas, pero ¿por qué posponer la buena parte? Vamos a ella
Saber qué es BPM tiene sus ventajas. Hoy en día, para enfrentar la competencia cada vez más ágil y eficiente, es indispensable invertir en la mejora de los procesos de la empresa.
En primer lugar, al adoptar un BPM, pronto se nota la organización que se encarga de cada actividad de la empresa. Además, el BPM:
La estandarización de los procesos hace que todas las operaciones involucradas sucedan más rápidamente. Los empleados de la empresa también se benefician de la estandarización, ya que no necesitan buscar nuevas soluciones para tareas recurrentes.
Y el descubrimiento de barreras y cuellos de botella que ralentizan las operaciones de la compañía. Además, a través del mapeo de procesos, es posible fomentar una cultura de mejora constante de las actividades corporativas.
La consecuencia directa de la estandarización, el monitoreo y la mejora constante del proceso es la mayor eficiencia de la empresa en su conjunto. BPM se traduce en una evolución constante en la forma en que la empresa realiza su actividad.
Al monitorear todos los pasos de un proceso, un gerente puede identificar actividades redundantes, desperdicios y otros problemas en la cadena de producción. Gracias a esto, es posible hacer el proceso no solo más rápido sino también más barato.
Además de aumentar la calidad de los procesos, BPM favorece la mejora de la calidad de los productos o servicios de una empresa. Esto se debe a que, al mejorar la calidad de los procesos, se garantiza que la producción sea regular y siempre entregue la misma calidad.
Y todos estos factores contribuyen significativamente a impulsar los resultados de la compañía al acelerar su marcha hacia la Transformación Digital.
Ahora hay una gran cantidad de BPM de diferentes compañías en el mercado. Sin embargo, esto no significa que todos sean buenos y se ajusten al modelo de negocio de cualquier empresa.
Vale la pena mencionar algunos requisitos importantes a tener en cuenta al elegir la herramienta BPM más adecuada:
La elección correcta es la que mejor se adapta a la estrategia de la empresa, con las ganancias más altas y los gastos más bajos. Dada la subjetividad del problema, vale la pena considerar las siguientes características que pueden pesar al usar un BPM:
Antes de contratar una herramienta de administración, es importante probarla o al menos verla en acción en una demostración. Es muy importante que sea una herramienta intuitiva y fácil de usar.
Tenga en cuenta que las personas que lo utilizarán no serán en su mayoría especialistas en TI. Por lo tanto, la herramienta debe estar diseñada para ser fácil de usar, lo que significa que cualquiera puede usarla sin conocimientos avanzados de informática.
Otra característica muy importante a considerar es si la plataforma BPM se integra fácilmente con otros sistemas. Debe tener la capacidad de integrarse con otros sistemas que la compañía ya usa.
Por el contrario, acceder a las herramientas necesarias sería más laborioso y compartir información de una plataforma a otra sería más complicado. Sería un verdadero dolor de cabeza.
Idealmente, la plataforma BPM elegida podría integrarse con bases de datos externas y otras herramientas como ECM, CRM, BI, ERP, o incluirse con ECM entre otras herramientas.
Para muchas plataformas BPM, el usuario debe abrir un ticket de la mesa de ayuda cada vez que quiera crear un nuevo proceso o un nuevo usuario. Esto resulta ser un verdadero callo al pie de la empresa que contrata el sistema.
Es preferible buscar un BPM que brinde al usuario la libertad de crear nuevos procesos y usuarios dinámicos sin la ayuda de especialistas de TI.
Ahora que sabe qué es BPM, vale la pena pensar: ¿en qué medida la calidad de sus procesos afecta sus resultados de manera positiva o negativa?
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